5.2 Utilidades

5.2 Utilidades

Con las herramientas sencillas que he descrito en el post anterior, tienes de sobra para ser un magnífico holgazán organizado de primera división. Pero, si eres como yo, que te gustan estos temas y liarte la vida un poco, porque sí, porque te apetece, ahí van otras herramientas útiles. Además, ahora vas a tener tiempo para eso.

Gadgets y software

La electrónica es a la productividad lo que las hierbas provenzales a la pasta: no es imprescindible, pero la puede mejorar.

Aplicaciones, scripts y gadgets pueden ayudar a tu productividad. Para conseguir miles de variedades, solo tienes que pasarte por el online store que más te guste.

Por el precio que tienen algunos de esos artilugios, estoy seguro de que incluso pueden defenderte del ataque de un tigre, o volver solos a casa si te los olvidas en el cine.

En realidad, nuestros smartphones llevan una buena colección de aplicaciones de serie. Nuestro teléfono puede hacer prácticamente todas las funciones básicas que necesitamos.

La utilidad de la aplicaciones va en función de los recordatorios y que pueden almacenar y procesar una cantidad de datos superior a la que puedes manejar en una simple libreta. Pero si tu lista de Proyectos y acciones siguientes puede manejarse en una libreta, ni lo dudes: usa la libreta y el bolígrafo de toda la vida.

Con el software, puedes analizar y ordenar todos esos datos en listas. Existen muchísimas aplicaciones, aunque parece que las más extendidas son Omnifocus, Things y Clear, por este orden. Si tienes 20 proyectos con 5 subproyectos cada uno, es mejor que uses Omnifocus, “la bestia todo terreno” apreciada por miles de frikis informáticos en el mundo entero.

Yo personalmente uso Clear, una lista de listas. Su interface es muy sencillo y efectivo y es la que he usado durante largos periodo de tiempo. Me va tan bien que nunca más he arrancado Omnifocus. Existe una versión gratuita para Android y una de pago para iOs.

Es importante activar la copia de seguridad en la nube, para que puedas recuperar esos datos si algo pasa con tu dispositivo.

Omnifocus

http://www.omnigroup.com/products/omnifocus OmniFocus está diseñado para capturar rápidamente tus pensamientos y te permite almacenar, administrar y procesar en acciones concretas los elementos de tus tareas.

Clear

http://realmacsoftware.com/clear

Una aplicación que destaca por su interfaz muy minimalista, que no se parece en nada de lo que hayamos visto hasta ahora y que permite organizar las tareas pendientes que tengamos a lo largo del día de una manera rápida y sencilla, o cualquier otra lista que se nos ocurra. Hay que ver un video para comprender lo sencillo y práctico que es.

iThoughts (mapas mentales)

http://toketaware.com/ithoughts-ios

Un mapa mental es un diagrama que se elabora para representar ideas, tareas u otros conceptos que se encuentran relacionados con una palabra clave o idea central, y que se ubican radialmente a su alrededor. Su principal función es la generación y visualización de ideas, por lo que sirve de ayuda para el estudio, la organización de información y la toma de decisiones.

Otras utilidades

GTD + R

http://gtd-r.blogspot.com

Básicamente se trata de vaciar las ideas, tareas etc. que nos vienen a la mente en un bloc de notas que siempre llevas encima (una hojita por tarea) y luego procesarlo cada día con el “juego”.

Procesar cada día por la mañana de la siguiente manera:

Poner las notas en los diferentes bolsillos en acuerdo a cuando las tengas que hacer, por ejemplo, las notas para hacer hoy van en el bolsillo “Today”.

Las notas que se puedan hacer en dos minutos o menos, se quedan en el centro del tablero y se realizan en el momento. Las tareas ya realizadas se rompe el papel y listo.

43 Folders

Consiste en un archivador con 31 carpetas para los días del mes y 12 carpetas para los meses del año. Cada cosa que necesita acción o tu atención en una fecha concreta la pones en la carpeta correspondiente. Cada mañana abres la primera carpeta—con la fecha de hoy—y vacías la carpeta en tu bandeja de entrada para procesar todo junto. Este sistema va bien cuando tienes gran volumen de papel y actúa como tu oficina de correos personal.

Temporizador

Es muy útil tener a mano este común artefacto de cuenta atrás. Para realizar las tareas duras y desagradables como lavar la vajilla o limpiar, fija el temporizador para los próximos 10 minutos. Eso es suficiente para convencer a la mente para que empiece, que es la clave para romper la resistencia. Si te cuesta seguir, negocia otros 10 minutos. Las “micro tareas” funcionan de maravilla. Pruébalo.

Regla de los dos minutos

Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente ya que te va a tomar más tiempo volver a pensar en ello y decidir lo que vas a hacer, que hacerlo directamente. Ejemplos de acciones de dos minutos:

  • Una llamada de teléfono rápida.
  • Un correo electrónico de contestación corta.
  • Afilar los lápices.
  • etc …

Listas de control

Es muy práctico elaborar listas de control para tareas habituales que se realizan de forma periódica. Por ejemplo la lista de la compra, de viaje y rutinas repetitivas como la limpieza de la casa. El hábito de elaborar estas listas evita los olvidos y nos descarga de preocupaciones innecesarias.