Category Archives: Productividad para Holgazanes

Acción siguiente Una acción física concreta que se necesita para avanzar las partes móviles de un Proyecto. Bandeja de entrada Es cualquier dispositivo real o virtual que hace de “embudo” para las cosas que van surgiendo en nuestro mundo. Contexto Es la herramienta, situación o persona que se necesita para realizar una acción. Email a cero Procesar nuestros mensajes y convertirlos en acciones con rapidez. GTD Se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera la mente del trabajo de recordar y puede concentrarse. Hoja de Ruta Libreta con diferentes niveles de perspectiva para guardar y afinar nuestras motivaciones. Lluvia de ideas Ejercicio de generación de ideas. Se realiza sin entrar en ningún tipo de evaluación o clasificación de las mismas. Procesar Decidir qué acciones necesitan realizarse con las

Este sencillo sistema permite a tu mollera “descansar” y tener mucha energía extra para usarla en lo que realmente te guste. Esto nos deja vía libre para poder tener ideas y realizarlas a nuestras anchas. O no. Parece mentira que con estas pocas instrucciones y un par de hábitos, el resultado sea tan espectacular. Pregúntale como se sienten, a los que prefieren complicados métodos y enrevesadas herramientas. Una vez pongas en práctica este manual, no tendrás que gastarte nunca más un euro en coachings fin de semana, PNL o budismo Zen. A no ser que seas budista. Continúa, hasta que, como yo, seas capaz de ir por la calle sin nada en la cabeza. Una delicia. Te lo juro.

La vida es un viaje. Ya sé que es un cliché, pero déjame continuar. Si quieres ir a algún sitio, necesitas saber a dónde vas, un mapa para la ruta (Perspectiva) y una serie de requisitos o acciones físicas, como poner gasolina o comprar para hacer los bocadillos (Control). Acabas de aprender el detalle de su funcionamiento en las páginas anteriores. Resumiendo, para lograr el nivel ideal y equilibrio de Perspectiva y de Control: Perspectiva Actualiza tu Hoja de Ruta una vez al mes para ajustar y afinar hacia dónde quieres ir. Control Haz tu revisión semanal y mantén una lista actualizada de proyectos, una lista de acciones siguientes por contextos y un calendario para las tareas con fecha asignada. Eso es todo. Mucho control y poca perspectiva te convierte en un micromanager. Haces las cosas bien, pero no tienes rumbo. Con mucha perspectiva y poco control eres un visionario,

• Usar la bandeja de entrada física • Determinar las próximas acciones con sus contextos • Anotar las acciones con fecha en la agenda • Mirar cada día la libreta de próximas acciones • Revisar cada día el calendario o agenda • Regla de los 2 minutos • Actualizar la lista de proyectos semanalmente • Hacer lluvia de ideas regularmente • Refinar periódicamente la Hoja de Ruta Si has adquirido estos hábitos, es la prueba de que has implementado el sistema al 100% y correctamente. ¡Enhorabuena! Quería decirte que no hay una sola forma efectiva de usar tu tiempo. Puede que dormir o pasear lo sea, y lo es, en determinadas circunstancias. Lo que no deja de ser una buena noticia. Ignoro los mecanismos específicos del cerebro que hacen que este método resulte, no soy un técnico ni un especialista, pero si sé que es el único que funciona y

Con las herramientas sencillas que he descrito en el post anterior, tienes de sobra para ser un magnífico holgazán organizado de primera división. Pero, si eres como yo, que te gustan estos temas y liarte la vida un poco, porque sí, porque te apetece, ahí van otras herramientas útiles. Además, ahora vas a tener tiempo para eso. Gadgets y software La electrónica es a la productividad lo que las hierbas provenzales a la pasta: no es imprescindible, pero la puede mejorar. Aplicaciones, scripts y gadgets pueden ayudar a tu productividad. Para conseguir miles de variedades, solo tienes que pasarte por el online store que más te guste. Por el precio que tienen algunos de esos artilugios, estoy seguro de que incluso pueden defenderte del ataque de un tigre, o volver solos a casa si te los olvidas en el cine. En realidad, nuestros smartphones llevan una buena colección de aplicaciones

El primer paso Monta tu lugar de trabajo, consigue una bandeja de entrada, un calendario o agenda y un bloc de notas. El segundo paso Monta el esquema de la Hoja de Ruta y rellénalo con el resultado de una lluvia de ideas. El tercer paso Adquiere la práctica de apuntar toda la información potencialmente importante. Al principio apuntarás más, porque estas empezando y el cerebro tiene todavía muchas cosas “guardadas”. A medida que pasen los días, veras que anotas menos. El cerebro ya ha dejado de almacenar muchas cosas, porque tiene la certeza de que están guardadas en tu sistema externo (la hoja de ruta, el calendario y el bloc de acciones siguientes). Poco a poco irás notándote más liviano y con más “recorrido” mental. El día que consigas no pensar en algo dos veces, a menos que tu quieras, habrás alcanzado el cinturón negro en OyP (organización y

Diaria • Mira el calendario. • Procesa tus bandejas de entrada si es necesario. • Revisa tus próximas acciones. Semanal • Revisa el Calendario o Agenda. • Actualiza tu libreta Hoja de Ruta. • Haz una Lluvia de ideas. • Actualiza tu lista de Proyectos. • Determina al menos una acción en cada Proyecto. • Reúne los papeles sueltos, notas, etc. • Procesa las Bandejas de entrada. El secreto para mantener el sistema funcionando es la revisión semanal de la lista de Proyectos, asignándole por lo menos una próxima acción a cada uno. Así mantienes la máquina “engrasada”. Dejar de hacer la revisión semanal varias veces seguidas puede suponer caer de nuevo en el ritmo desenfrenado del bombero apagafuegos. Pero, como ya conoces el método, es también fácil volver a “subirse al tren”.

El email es la forma más versátil de comunicación conocida y ha sido adoptada universalmente incluso por sectores que tradicionalmente han requerido comunicaciones en papel. El gran volumen de emails hace que sea necesario un “inbox” que no es más que otra bandeja de entrada. El problema viene cuando se acumulan. Cada vez que abres tu correo electrónico ves, además de los nuevos mensajes, los recibidos de otros días. ¿Cuántas veces has abierto el mismo email, para acabar no haciendo nada con él? ¿Cuántos emails tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿500? ¿1500? ¿4000? No es tanto el número de emails que tengas, sino cuánto de tu atención (consciente e inconsciente) está en esa bandeja de entrada. ¿Qué hacer? Para poder empezar a aplicar cómodamente el sistema que explico más abajo, crea una carpeta “Archivo” o un nombre similar y mueve todos los emails de la bandeja de

En años pasados, el concepto de priorizar las acciones ayudó a organizarse a mucha gente, pero con el ritmo actual con el que se generan la información y las tareas, ésta clasificación no basta. Si quieres puedes seguir leyendo el capítulo, si no, basta esta afirmación: Clasificar tus acciones por contextos es la manera práctica (y la única que funciona) de tener una lista con la que puedas trabajar. Más detalles… porque es bonito saber. Los factores a tener en cuenta para decidir las acciones que hacemos son cuatro, por orden de importancia, de mayor a menor: • Contexto. • Tiempo disponible. • Energía personal. • Prioridad. Contexto Es el lugar en el que se realiza, la herramienta imprescindible o la persona a quien va dirigida la acción. Por ejemplo, si estás en casa no puedes comprar nada ni hacer recados, si estás fuera no puedes hacer cosas específicas de

Las siguientes nociones son las que te van a permitir desencallarte. Puede parecer obvio, pero por alguna extraña razón, son conceptos que se nos escapan en la práctica. Saber distinguir los Proyectos, que es un nombre, un recordatorio de algo complejo que tienes que hacer, de las acciones, que son actos físicos concretos es determinante para la eficacia en el día a día. ¿Qué es un Proyecto? Algo que no está terminado y necesita más de una acción para llevarse a cabo. ¿Qué es una Acción? Una acción física concreta que se necesita para avanzar las partes móviles de un Proyecto. Diferenciar entre qué es un Proyecto y qué es una Acción es lo que más te va a beneficiar a la hora de poner en práctica tus deseos y lograr tus objetivos sin mucho esfuerzo 🙂 ¿Por qué? Te lo explico. Si piensas a menudo en un Proyecto, como

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