4.3 Email a cero

4.3 Email a cero

El email es la forma más versátil de comunicación conocida y ha sido adoptada universalmente incluso por sectores que tradicionalmente han requerido comunicaciones en papel.

El gran volumen de emails hace que sea necesario un “inbox” que no es más que otra bandeja de entrada. El problema viene cuando se acumulan.

Cada vez que abres tu correo electrónico ves, además de los nuevos mensajes, los recibidos de otros días. ¿Cuántas veces has abierto el mismo email, para acabar no haciendo nada con él?

¿Cuántos emails tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿500? ¿1500? ¿4000? No es tanto el número de emails que tengas, sino cuánto de tu atención (consciente e inconsciente) está en esa bandeja de entrada.

¿Qué hacer?

Para poder empezar a aplicar cómodamente el sistema que explico más abajo, crea una carpeta “Archivo” o un nombre similar y mueve todos los emails de la bandeja de entrada a esa carpeta. De esta forma, no pierdes ningún dato, pero puedes empezar desde cero, con los próximos emails que te lleguen, que obviamente serán todos nuevos.

Actuaremos siguiendo estas reglas, de manera que cuando acabemos, la bandeja de entrada quede siempre vacía. De ahí lo de “Email a cero”.

En realidad es el mismo principio de “procesar”: Tirar lo inservible, apuntar las acciones a hacer con un determinado objeto o en este caso email, hacer directamente la acción si tardas 2 minutos o menos y archivar lo que te interese guardar.

No tenemos que contestar a cada email que procesamos. Sólo decidir que hacer con él. Vamos a ello:

  1. Borramos todo el correo SPAM o inservible.
  2. Respondemos aquellos emails que no nos va a llevar más de 2 o 3 minutos contestarlos.
  3. Movemos los emails que necesitamos responder con más tiempo a una carpeta que llamamos algo asi como “ Para Contestar”. Estos los despachamos en un periodo que reservamos solo para eso.
  4. Archivamos los emails que no tenemos que contestar pero que nos interesa conservar.